Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Die OFD Hannover hat sich zur Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen geäußert:

Rückstellung dem Grunde nach

Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Passivierungspflicht besteht in Handels- und Steuerbilanz. Bei der Bildung dieser Rückstellung ist zu berücksichtigen, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind und wie lange die Aufbewahrungspflicht für einzelne Unterlagen noch besteht. Zehn Jahre lang aufzubewahren sind insbesondere Jahresabschlüsse mit allen dazugehörenden Unterlagen, Buchungsbelegen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen. Handelsund Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre lang aufzubewahren. Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Pflicht. Eine Rückstellung kommt insoweit nicht in Betracht.

Rückstellung der Höhe nach

Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Pflicht voraussichtlich notwendig ist. Die Bewertung erfolgt mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten. Es sind folgende Kosten einzubeziehen:

Sach- und Personalkosten, Raumkosten, Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben, anteilige Personalkosten, z. B. für Hausmeister, Reinigung, Lesbarmachung der Datenbestände.

Nicht ruckstellungsfahig sind

anteilige Finanzierungskosten für die Archivräume, Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern, Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen.

Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Nach einer Verfügung der OFD Hannover kann die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach zwei Methoden berechnet werden:

	Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.
	Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten für einen Archivraum, in dem die Unterlagen aller Jahre aufbewahrt werden, können mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden. Die Aufwendungen für die Einlagerung, Mikroverfilmung, Digitalisierung und Datensicherung fallen nur einmal an; sie sind deshalb nicht zu vervielfältigen.

Beispiel

Einzelunternehmen X bewahrt seine Geschäftsunterlagen in einem Nebenraum seines Betriebsgebäudes auf. Nach dem Bilanzstichtag ist mit folgenden Aufwendungen für die Aufbewahrung vorhandener Geschäftsunterlagen zu rechnen:

Anteilige AfA und Unterhaltskosten für den Nebenraum (jährlich)	800 €
AfA für Einrichtungsgegenstände (jährlich)	300 €
Kosten für die Soft- und Hardware für die Lesbarmachung der Daten (jährlich)	200 €
Kosten für die Datensicherung (einmalig)	100 €
= jährlich anfallende rückstellungsfähige Kosten (ohne Datensicherung)	1.300 €
x 5,5 =	7.150 €
Kosten der Datensicherung	100 €
Rückstellungsbetrag	7.250 €