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Die nachträgliche Berücksichtigung einer Rückstellung für die Kosten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich
Für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der ein Unternehmen verpflichtet ist, ist im Jahresabschluss eine Rückstellung in Höhe des voraussichtlichen Archivierungsaufwands zu bilden. Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hatte darüber zu entscheiden, ob eine solche Rückstellung nachträglich gebildet werden kann.
Folgender Sachverhalt lag vor: Bei einer GmbH wurde eine Betriebsprüfung durchgeführt. Sie führte zu Bilanzberichtigungen und zu einer Gewinnerhöhung. Die Geschäftsführung wollte diese Gewinnerhöhung durch die erstmalige Bildung der Rückstellung für die Archivierungsverpflichtung kompensieren. Das Finanzamt lehnte dies ab. Das Finanzgericht gab dem Unternehmen Recht: Werden nach einer Betriebsprüfung infolge einer Bilanzberichtigung Bilanzansätze gewinnerhöhend berichtigt, so kann die Rückstellung wegen Archivierungsverpflichtung im Wege einer Bilanzänderung nachgeholt werden. Die Bilanzänderung darf aber nur so weit vorgenommen werden, dass höchstens die Gewinnerhöhung infolge der Bilanzberichtigung ausgeglichen wird.
Beispiel: Bei einer Gewinnerhöhung durch die Betriebsprüfung in Höhe von 3.000 € darf nur eine Rückstellung in Höhe von bis zu 3.000 € gebildet werden.
Der Bundesfinanzhof wird die abschließende Entscheidung treffen.
Hinweis: Eine Bilanzberichtigung ist die Richtigstellung eines unrichtigen Bilanzansatzes. Bei einer Bilanzänderung wird ein richtiger durch einen anderen möglichen (ebenfalls richtigen) Bilanzansatz ersetzt.
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