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1. Aufbewahrungsfristen
Für private Steuerunterlagen gibt es keine Aufbewahrungspflicht. Sie könnten nach Zugang des Steuerbescheides, am besten nach dessen Rechtskraft, vernichtet werden. Aus anderen als steuerlichen Gründen empfiehlt sich diese Radikalmaßnahme jedoch im allgemeinen nicht, weil Unterlagen oft auch noch zum Nachweis oder zu Abrechnungszwecken benötigt werden.
Für gewerbliche Unterlagen sind jedoch die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO zu beachten.
(1) Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre bedeutet, dass im Jahre 2003 Unterlagen aus dem Jahre 1992 und früher vernichtet werden können. Ab dem Jahr 2004 können Unterlagen ab dem Jahr 1993 und früher vernichtet werden.
Die meisten Unterlagen aus dem geschäftlichen Bereich müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dies sind alle Buchungsunterlagen nebst Belegen, Inventurunterlagen, Jahresabschlüsse und die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
Handelsbriefe, Buchungsbelege, Aufzeichnungen und Geschäftspapiere können auch als Mikrofilm aufbewahrt werden, wenn das Verfahren dokumentensicher ist. Der Originalbeleg kann nach der Verfilmung vernichtet werden. Für Jahresabschlüsse gilt dieses jedoch nicht.
Registrierkassenstreifen, Bons, Kassenzettel und dergleichen sind nicht aufzubewahren, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der von Registrierkassenstreifen übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist. Dieser Forderung ist bei Registrierkassenstreifen genügt, wenn Tagesendsummenbons mit den Angaben des Datums, der Tagessumme und der Firmenbezeichnung aufbewahrt werden.
(2) Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
Bei 6-jähriger Aufbewahrungsfrist können im Jahre 2003 vernichtet werden Unterlagen aus dem Jahre 1996 und früher, ab dem Jahr 2004 Unterlagen aus dem Jahre 1997 und früher.
Unter die 6 Jahre lang aufzubewahrenden Unterlagen fallen z. B.:
Abrechnungsunterlagen, Abschlussbuchungsbelege, Abtretungserklärungen, Angebote, Belege der Rentenversicherung, Außendienstabrechnungen, Bewirtungsunterlagen, Buchungsanweisungen, Einfuhrunterlagen, Eingangsrechnungen, Gehaltslisten, Geschäftsbriefe, kurzfristige Erfolgsrechnungen, Preislisten, Schriftwechsel, Speise- und Getränkekarten, Spendenbescheinigungen, Überstundenlisten und Zollbelege.
2. Zugriff der Finanzämter auf die EDV ab dem Jahre 2002
Im Steuersenkungsgesetz wurde auch die Abgabenordnung geändert. Steuerpflichtige, die Bücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen auf Datenträgern führen, müssen künftig sicherstellen, dass die gespeicherten Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 146 Abs. 5 Satz 2 und 3, § 147 Abs. 2 Nr. 23 AO n. F.). In § 147 Abs. 6 AO wurde das Recht der Finanzverwaltung verankert, im Rahmen einer Betriebsprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zu nutzen. Allerdings ist ein "Online-Zugriff" des Veranlagungssachbearbeiters im Finanzamt nicht zulässig. Das Finanzamt kann auch nicht verlangen, dass vor dem 01.01.2002 archivierte Daten für Zwecke ihrer maschinellen Auswertung nochmals in das Datenverarbeitungssystem eingespeist werden, wenn dieses mit unverhältnismäßigem Aufwand für den Steuerpflichtigen verbunden wäre.
Die neuen Bestimmungen gelten ab dem 01.01.2002. Es ist also an der Zeit, das EDV-System so zu organisieren, dass die für die Außenprüfung relevanten Daten isoliert abgerufen werden können und der Außenprüfer nicht die Möglichkeit hat, sich andere Daten anzusehen.
In Reaktion auf diese neue Gesetzesbestimmung sollten Unternehmen die für die Besteuerung relevanten Daten identifizieren und sie zentral in einem Datenverarbeitungssystem speichern, um so die Kosten eines weiteren zeitaufwendigen Klassifikationsprozesses zu vermeiden. Im Hinblick auf den Zugriff der Betriebsprüfung sollte ein effektives System, das auf Zugriffsberechtigungen beruht, installiert werden, um einen begrenzten Read-Only-Zugriff sicherzustellen, soweit dieses gesetzlich möglich ist. Archivierte digitale Informationen und die dementsprechende Software sollten entsprechend organisiert werden. Es sollte sichergestellt werden, dass der tatsächliche Zugriff der Betriebsprüfer mit Hilfe geeigneter Programme aufgezeichnet wird, damit man weiß, wo der Betriebsprüfer hineingeschaut hat.
3. Kontrolle an und in der Nähe von Grenzen usw.
Auf Verlangen der Zoll- und BGS-Beamten müssen mitgeführte Zahlungsmittel ab € 15.000 angegeben werden. Dieser Betrag gilt pro Person. Zu Zahlungsmitteln im Sinne des Gesetzes zählen neben Bargeld auch Schecks, Wechsel, Edelmetalle, Edelsteine und Schmuck, außerdem bargeldähnliche Wertsachen. Man muss diese Dinge nicht etwa beim Zoll anmelden, man muss aber auf entsprechende Fragen der Beamten diesen mitteilen, ob die Grenze von € 15.000 pro Person überschritten ist. Anzugeben ist der genaue Betrag, außerdem muss man erklären, woher das Geld stammt und wofür es verwendet werden soll! Wenn es sich nicht um eigenes Geld handelt, so ist anzugeben, für wen es transportiert wird.
Wenn falsche oder keine Angaben zu den mitgeführten Zahlungsmitteln gemacht werden, werden beträchtliche Geldbußen erhoben. In besonders schweren Fällen, wozu z. B. auch das Verbergen des Bargeldes am Körper, in der Kleidung oder im Fahrzeug zählt, kann ein Bußgeld verhängt werden, das bis zu 100 % der mitgeführten Zahlungsmittel beträgt.
Wie Pressemitteilungen zu entnehmen ist, finden besonders scharfe Kontrollen bei der Ein- und Ausreise in/aus der Schweiz und Luxemburg statt. Hierbei wird nicht direkt an der Grenze kontrolliert, sondern in Deutschland einige Kilometer hinter der Grenze z. B. auf Autobahnparkplätzen. Auch Bahnreisende müssen im Zug mit intensiven Kontrollen rechnen. Auch an schweiznahen österreichisch-deutschen Grenzübergängen und schweiznahen französischen Grenzübergängen finden in ähnlicher Weise Kontrollen statt.
Von Interesse ist ein Urteil des Oberlandesgerichtes Karlsruhe:
Die Ehefrau hatte mehr als € 15.000 in ihrer Handtasche, als sie mit ihrem Mann hinter der schweizer Grenze auf deutschem Boden vom Zoll kontrolliert wurde. Ihre Einlassung, dass das Geld ihr und ihrem mitreisenden Ehemann gemeinsam gehörte, fand bei Gericht kein Gehör. Geld und Wertgegenstände müssen im direkten Besitz des Eigentümers sein.
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