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Aufbewahrung von Rechnungen ab 1.1.2004
Ab 1.1.2004 muss jeder Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, und alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger (z. B. Gutschriften) oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre grundsätzlich im Inland aufbewahren. Wegen der Aufbewahrung von Rechnungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet gibt es Sonderregelungen, die im Einzelfall mit dem Finanzamt abzustimmen sind.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Rechnungen aus dem Jahr 2004 können also frühestens nach dem 31.12.2014 vernichtet werden. Die Nichtaufbewahrung wird als Ordnungswidrigkeit angesehen, die mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € geahndet werden kann.
Die Rechnungen müssen im gesamten Zeitraum lesbar sein. So genannte Thermorechnungen können durch Lichteinwirkung schon nach wenigen Tagen unlesbar werden. Deshalb ist es ratsam, eine Fotokopie zu erstellen und die Originalrechnung daran zu heften.
Insbesondere im Hinblick auf die ab 1.1.2004 einmalig zu vergebende fortlaufende Rechnungsnummer und die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung für einen anderen Unternehmer werden sich für einige Branchen Probleme ergeben. In der Gastronomie z. B. wird das Bedienungspersonal wohl kaum fragen können und wollen, ob der Gast die Rechnung seinem unternehmerischen Bereich zuordnet. Für diese und ähnliche Branchen bietet sich die vollständige Aufbewahrung sämtlicher Rechnungen an, weil andererseits vorher auch kaum vorauszuahnen ist, ob der Endbetrag im Bereich der Kleinbetragsrechnungen liegt, für die die Nummerierung nicht gilt.
Es ist zu hoffen, dass der Gesetzgeber oder die Finanzverwaltung eine großzügige Übergangsregelung trifft, zumal den Unternehmern nur wenige Tage bis zur Umstellung gewährt worden sind.
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