Ausstellung von Rechnungen

Ausstellung von Rechnungen ab 1.1.2004

Der Gesetzgeber hat die Vorschriften zur Ausstellung von Rechnungen in wesentlichen Teilen geändert. Danach ist jeder Unternehmer verpflichtet, einem anderen Unternehmer über die für dessen Unternehmen erbrachten Lieferungen oder Leistungen eine Rechnung zu erteilen. Das Gleiche gilt für einen Leistungsempfänger in Form einer juristischen Person, soweit sie nicht Unternehmer ist.

Darüber hinaus sind die obligatorischen Pflichtangaben in Rechnungen erweitert worden, die unabdingbare Voraussetzung für den Vorsteuerabzug sind. Deshalb müssen ab 1.1.2004 in den Rechnungen folgende Angaben gemacht werden (für so genannte Kleinbetragsrechnungen bis zu 100 € Gesamtbetrag gibt es Ausnahmen):

	Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
	die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nummer),
	das Ausstellungsdatum,
	eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird – Beispiel: 2004010001 mit der Reihenfolge Jahr, Monat und Nummer
	die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
	den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teil des Entgelts bei Anzahlungen, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist – als Zeitpunkt kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird.
	das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist – Bei automatischer Fakturierung über Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen darf die Umsatzsteuer in einer Summe ausgewiesen werden, wenn für die einzelnen Rechnungspositionen der Steuersatz angegeben wird (Rechnungen z. B. von Lebensmittelgroßhändlern).
	den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Auch Gutschriften müssen die vorgenannten Angaben enthalten. Elektronische Rechnungen werden nur anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet ist. Ferner sind zusätzliche Pflichten bei Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen neu formuliert bzw. hinzugefügt worden:

	Eine Rechnung über die innergemeinschaftlichen Lieferungen von Fahrzeugen muss immer die in einer besonderen Vorschrift des Umsatzsteuergesetzes aufgeführten Merkmale enthalten,
	bei Reiseleistungen und bei der Differenzbesteuerung muss auf die Anwendung der Sonderregelungen hingewiesen werden.

Jeder Unternehmer sollte deshalb alle eingehenden Rechnungen auf die Richtigkeit der Pflichtangaben hin prüfen und fehlende Angaben mit Hinweis auf die gesetzlichen Grundlagen sofort ergänzen lassen.

Ob bei der fortlaufenden Rechnungsnummer auch Buchstaben und/oder Symbole berücksichtigt werden können, muss abgewartet werden.